Dù rằng phần lớn các nguyên nhân gây khó khăn trong in ấn nằm ở chính chiếc máy in, nhưng các nguyên nhân chủ quan khác, như sử dụng giấy và mực in không hợp lý cũng gây ra các phiền toái không đáng có.
Sau đây là những điều bạn cần lưu ý khi sử dụng giấy và mực cho máy in.
1. Sử dụng giấy đúng chuẩn
Bạn không nên tiết kiệm chi phí văn phòng bằng cách sử dụng loại giấy quá mỏng. Loại giấy sử dụng được phải là loại có định lượng từ 70g/m2 trở lên. Nếu sử dụng loại giấy mỏng hơn, nguy cơ kẹt giấy sẽ thường xuyên xảy ra, và việc làm hư hỏng một chiếc máy in sẽ gây tốn kém thời gian và tiền bạc nhiều hơn phần chi phí mà bạn tiết kiệm được do mua giấy.
Việc bảo quản giấy cũng rất quan trọng. Tùy vào thời tiết của khu vực mà bạn đang ở hay làm việc, giấy sẽ có thể bị ẩm. Vì thế, bạn cần giữ giấy trong các bao nhựa kín có khả năng chống ẩm. Số lượng giấy nạp vào trong các khay của máy in chỉ nên ở mức độ vừa đủ.
2. Chú ý loại giấy dùng cho máy in phun
Không giống như máy in laser, các loại máy in phun đòi hỏi người sử dụng phải dùng loại giấy có độ hút mực vừa đủ, đồng thời phải tránh độ lan của mực trên bề mặt, lẫn trong tờ giấy in. Vì vậy, dù bạn vẫn có thể sử dụng các loại giấy in văn phòng thường dùng cho máy in phun, nhưng chỉ nên dùng để in văn bản hoặc hình vẽ không đòi hỏi độ chính xác về màu sắc.
Các loại giấy mỏng hay không chuyên dụng thường sẽ bị ngấm mực, và lan màu từ mặt này qua mặt kia tờ giấy. Màu sắc thu được trên bản in cũng sẽ rất kém. Giấy in phun chuyên dụng là loại có tráng một hợp chất vô cơ để ngăn mực in lan ra, giúp bản in có màu sắc trong sáng, và bền màu.
3. Xử lý máy in kẹt giấy đúng cách
Thông thường thì sau một khoảng thời gian sử dụng, trục kéo giấy sẽ bị mòn, dẫn đến việc giấy trong khay bị lấy đi cùng lúc nhiều tờ. Bạn cần thay thế trục kéo giấy để tránh hiện tượng kẹt giấy làm ảnh hưởng đến các bộ phận khác của máy in.
Một nguyên nhân hay gặp khác là người dùng vô tình bật chốt gạt để đổi hướng ra của tờ giấy in. Nếu máy đang in, mà chốt gạt bị bật sang vị trí mới, giấy sẽ bị kẹt vào trong máy.
Khi bị kẹt giấy, bạn phải tắt nguồn máy in, mở nắp máy, tháo hộp mực in ra khỏi máy. Sau đó, bạn dùng tay kéo thật nhẹ tờ giấy ra khỏi máy in, theo đúng chiều đi ra của tờ giấy. Trong vài trường hợp, bạn phải mở nắp đậy phía sau lưng máy, để có thể lấy giấy ra khỏi máy in. Thao tác kéo giấy cần được thực hiện hết sức nhẹ nhàng, tránh làm rách giấy, gây khó khăn hơn cho việc lấy giấy ra khỏi máy in.
4. Lựa chọn loại giấy giúp tiết kiệm mực in
Sử dụng những loại giấy có tính thấm hút mạnh sẽ hao mực hơn. Dùng các loại giấy in mà nhà sản xuất máy in khuyến nghị, sẽ tránh được hiện tượng kẹt giấy, và bạn cũng sẽ không bị tiêu tốn mực cho những trang in bị hỏng. Ngoài ra, việc chọn lựa kiểu giấy in trong cấu hình in cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lượng mực tiêu thụ. Trong đó, kiểu giấy trong suốt dành cho máy chiếu(Transparency) sẽ ngốn lượng mực gấp nhiều lần loại giấy in thông thường(Plain paper).
Đi kèm với giấy là vấn đề sử dụng mực in. Việc sử dụng không đúng cách vừa làm hao tốn chi phí, mất thời gian, vừa làm hư hỏng máy in. Với mực in, quan trọng nhất là vấn đề sử dụng sao cho tiết kiệm. Bạn có thể tiến hành điều chỉnh các thông số máy in để tiết kiệm mực in theo cách chuẩn nhất.
Vì mật độ in càng cao thì lượng mực tiêu tốn cũng tăng theo, nên bạn hãy giảm thông số Print Quality hay Resolution xuống mức thấp nhất có thể. Tham sốHalftoning cũng cần tránh mục Smooth, vì trong chế độ này, các chi tiết ảnh sẽ dày đặc hơn. Ngoài ra, nếu bạn chọn độ sáng của bức ảnh (Brightness) càng cao, thì lượng mực in sử dụng cho trang in đó cũng giảm xuống. Tuy nhiên, cần cẩn thận khi cấu hình tham số Contrast, vì khi giá trị này tăng cao, thì các điểm sáng trong ảnh sẽ bị bỏ qua, nhưng các điểm đen thì lại được in với độ đậm cao hơn bình thường.
Đa phần trong cấu hình các máy in có chức năng Toner Saver để giúp bạn tiết kiệm mực một cách tự động. Kèm theo đó là chức năng Toner Densitycho phép tăng giảm mức độ mực sẽ dùng để in. Để tiết kiệm mực in, bạn nên chuyển nó sang vị trí Light.
Một số dòng máy in cá nhân còn hỗ trợ tính năng tiết kiệm mực với nút bấmToner Save hay Economic ngay trên thân máy. Bạn có thể dùng nút bấm này mà không cần vào cửa sổ cấu hình.
Nếu thường xuyên in rất nhiều, nhất là khi phải in màu, bạn nên chuyển sang sử dụng dạng mực in liên tục. Có rất nhiều dòng máy in chính hãng hiện nay, chẳng hạn như Epson L100, L200 đáp ứng được nhu cầu này. Còn nếu như vẫn muốn tiếp tục sử dụng chiếc máy in đang có, bạn hãy mang nó đi đến các cửa hàng dịch vụ để lắp thêm hệ thống mực in liên tục phù hợp.
5. Giữ sạch đầu phun máy in phun
Nếu dùng loại máy in phun, nhưng thỉnh thoảng bạn mới in vài trang, thì việc phải thay hộp mực thường xuyên là chuyện không có gì khó hiểu. Nguyên nhân chính của việc này là cứ mỗi lần đầu mực in phun bị khô, thì máy in sẽ tự động tiến hành thao tác lau sạch nó, bằng cách phun ra một ít mực rồi chùi đầu phun vào miếng xốp. Vì thế, nếu bạn để cho đầu phun thường xuyên bị khô hay bẩn, bạn sẽ tiêu tốn một lượng mực đáng kể cho việc này. Cách tốt nhất là thỉnh thoảng bạn nên in một ít, để giữ cho đầu phun được sạch sẽ, và không tạo ra lớp mực khô ở trên đó.
